Microsoft 365は何ができる？全機能を紹介します！

突然ですが、Microsoft 365を利用したら何ができるかご存知ですか？

れみー

普通にエクセルとかワードとかのOfficeアプリが使えるだけなんじゃないの？

ぴんきー

常に最新版のアプリが使えるサービスだよね？

もちろんその通りですが知られざるアプリや特典も結構ありますよね。

それらをすべて使いこなしている人は少ないのではないでしょうか？

この記事では、あなたが上手にMicrosoft 365を活用できるよう全てのアプリについて紹介します。

目次はこちら

microsoft365には何が含まれているの？

一言でMicrosoft 365 と言っても、複数のソフトやサービスが含まれています。

そこで、契約するとどんなアプリが使えるのかについてご紹介します。

Officeというと知ってるよ！という方も多いかもしれませんね。

れみー

ワードにエクセル、パワポ・・・・あとOutlookなら使ってるよ！でもそれくらいでしょ？

もしあなたもいまうなずいていたならちょっと待ってください。

Microsoft 365 なら、それだけじゃないんです。

例えば、こんなアプリケーションが利用できますよ！

個人的なおすすめも勝手に書いてます。（※あくまでも個人の見解です）

また、このソフト以外にもサブスクリプションならではのサポートや、AIを活用したクリエイティブなツール、セキュリティについても安心してサービスを利用できます。

1回限りの購入で使えるOfficeの場合は最低限のサービスとサポートのみなので、どちらがいいか吟味してみてくださいね。

あなたにピッタリのプランについては、こちらで解説しています。

あわせて読みたい

Microsoft 365の価格は？社会人にオススメなプラン

合わせてお読みくださいね。

何が利用できるか分かったところで利用できるソフトの詳細を説明していきます。

それぞれ説明するポイントは以下の３点です。

Wordは文書作成用のソフト

Wordは、聞いたことがある人も多いでしょう。

そうです。文書を作成することに特化しているソフトです。論文を書いたり、はがきを作ってみたり、段落を使って文章をまとめてみたり。

様々な活用法がありますね。

Wordのイチ押し機能【リアルタイム翻訳】

最近追加されたワードの機能の中にはリアルタイム翻訳というものがあります。

最近は言語を勉強しなくてもある程度ソフトが翻訳してくれたりしますよね。

使ってみるのが一番早いので、実際に使ってみました。

使い方は簡単で、校閲タブを選択して出てきたメニューから翻訳を選ぶだけ！

例えば、私の販売しているLINEスタンプ

色とりどりのほほんアニマルズLINEスタンプ

の説明文を翻訳してみます。

翻訳ボタンをぽちっとするだけで簡単に翻訳してくれます。

 英語はもちろん、中国語やほかの国の言語にも翻訳が可能です。

ちなみに、翻訳ツールの枠でカーソルを文字に合わせると、単語単位での翻訳結果もわかるので学習にも使えそうですね(笑)

図の吹き出しのところからいろいろ選択して遊んでみてくださいね！

Wordのおすすめテンプレート【チラシ編】

Wordのテンプレートはかなり豊富にあります。

個人的に気になったのはチラシのテンプレートです。

夏のシーズンなら夏祭りのテンプレートがあります。

色や写真、字体などはもちろん好きに編集ができるので、カスタマイズしたい人にもバッチリですね！

Officeのテンプレートは月替わりで豊富な種類が提供されているので、一度覗いてみるのもアリです。

Wordの普段の活用方法

普段はどんなふうに活用しているの？という質問に対しては、筆者はWordで毎年家族の年賀状を作成している、と答えるでしょう。

写真を切り抜いたりイラストを張り付けたり、結構万能です。

余白も考えながらはがきサイズで好きなようにデザインして作成できるので、便利です。

年賀状ではなくても、ポスターやチラシなども簡単に作れるのでぜひ作ってみてくださいね！

Excelは表計算ソフト・・・新機能も続々登場

お次はExcelです。

お仕事している人ならかなりの人が使ったことあるのがExcelです。

便利な関数がたくさんあり、データまとめからフォーマットの作成まで用途は多岐にわたります。

こちらもほんとに進化が目まぐるしいです。すべての機能を使いこなせてる人なんているのでしょうか？(笑)

例えば、Twitterにはこのようなツイートでエクセルの機能が紹介されています。

【 #Excel ：ピボットテーブルの使い方】
「Excel でたくさんの数値をまとめたけど、ここからどうすれば…？」そんなとき、ピボットテーブルを使えば、大量のデータを効率よく集計・分析できます。
溜めた数値を、ビジネスに役立つデータにしましょう。https://t.co/8G8pHZCLV8#エクセル #TIPS pic.twitter.com/Ci5r4VcuAr

— Microsoft 365 (@MSOfficeJP) August 5, 2020

このように定期的に紹介されていますので、気になる方は覗いてみてくださいね！

Excelのイチ押し機能【データの入力規則】

私の思うエクセルでのイチ押し機能といえば、データの入力規則です。

表を作ってデータを入力していく際に、何度も同じものを入力する場合に選択肢を選べると楽ちんですよね♪

そこで役に立つのがこの機能です。

ぴんきー

例えば、家計簿を作ろうと思ったときにお金の用途を記入したいよね

そんな時に同じ用途でお金を使った、なんてこともありますよね。

下の画像のように別タブ等で一度一覧を作っておけば、プルダウンメニューで用途を選択できるようになります。

参照エリアの設定さえしておけば、用途が増えた時も連動してプルダウンメニューの選択肢を増やすことができます。

これ、すごい便利ですよね！

同じような項目って実は結構あって、エクセルでアンケートを作るときなんかにも役立ちます。

行事に”参加”、”不参加”なんかをアンケートで回答者に選んでもらいたい！という時にも活用しています。

Excelのおすすめテンプレート【お金の管理編】

続いてはおすすめテンプレートのご紹介です。

エクセルは表計算に特化しているので、お金のやりくりに使わない手はありませんよね。

１から作るのももちろん良いですが、テンプレートを活用すれば数字を入力するだけで簡単に支出・収入グラフが自動作成できちゃうテンプレートもあります。

例えば、”大学生活の収入と支出の予算”というテンプレートを使えば目に見えて予算管理ができますよ！

下の図のように収入や支出の欄を記入していきます。

合計や月当たりの支出も自動で算出してくれますね！

このシートの入力が終わると、別のシートに自動でグラフが完成しています。

どうでしょうか？エクセルが得意でない人もテンプレートを使用すれば簡単に家計簿が作れちゃいますね♪

他にもたくさんのテンプレートがあるので、ぜひエクセルのテンプレートものぞいてみてくださいね！

時短できること間違いなし！ですよ。

Excelの普段の活用方法

エクセルの普段の活用方法としては、やはりデータ管理が多いです。

その中でも特によく使うのは、そのデータをグラフ化することだと思います。

データの範囲を選択するだけで簡単に最適なグラフを作成することができます。

例えば、blogでよく使うWordpressの市場シェア率をグラフにします。

エクセルに数値を入力してグラフを挿入すると初期状態はこんな感じで青色です。

もちろんこのままでも十分使えますが、もう一工夫が簡単にできます。

グラフの色を変更して、タイトルを記入し、グラフのスタイルを変更してみます。

これだけで簡単に見やすいグラフに大変身！

もちろん、自分の好きなように軸の表示や見易さもカスタマイズできますので、上級者はお好み変えることもできますが、初心者でも簡単にオシャレなグラフが作成できちゃいます。

プレゼン資料を作るならPowerpointしかない！

次はPowerpointの紹介です。

ちなみに筆者はPowerpointがイチ押しです。

プレゼン資料を作って発表する際に利用されることが多いんですが、それだけじゃないんです。

簡単な動画編集ができたり、アニメーションが作成できたり、図を作成することにかなり特化しています。

例えば、3D機能は最近追加された新機能の一つで、3Dモデルを動かしたアニメーションを作ったりすることができます。

アニメーションの機能も増えているので、エフェクト付きの動画が初心者でも簡単に作れちゃいます！

Powerpointのイチ押し機能【アニメーション編】

ということで、イチ押しはアニメーション機能です！

このアニメーションを極めている方が何人かいらっしゃるのですが、素晴らしすぎて感動しちゃいました！

例えば、私が尊敬するプレゼンテーションデザイナーのFUJIさんは、パワポでこのようなアニメーションを作って紹介しています。

れみー

本当にパワポでこんなアニメーションが作れるんだね！すごすぎる！

と思えるような作品たちばかりです。

ちなみに私も最近使いこなせるよう勉強していますが、その一例をtwitterで紹介しています。

【パワポで紹介動画】
パワポのアニメで発信内容をご紹介☺

すべてパワポで作成しています！

需要あれば作り方も紹介しますね😁

あらたさん(@powerpoint_plus)のスマホ素材を利用させていただきました♪ #PowerPoint #かぴパワポメモ#パワポでもここまでできる #ブログ初心者 pic.twitter.com/xoA1kKxPNy

— かぴ＠パワポでデザインするエンジニア🙋‍♀️ (@poweredbykapi) September 11, 2020

いかがでしょうか？

少しは興味を持ってもらえたら嬉しいです。

Powerpointのおすすめテンプレート

次に、パワポのおすすめテンプレートのご紹介です。

パワポのテンプレートは、やはりプレゼンに特化しているものが多いですが、資料作り観点やデザイン観点でも勉強になるものが多いように思います。

例えば、このテンプレートでは配色や絵の配置の仕方なども勉強できますよ！

グラフの良い見せ方や数値の協調などがとても見やすいですよね！

このように、テンプレートを活用するだけで簡単にオシャレな資料作成ができちゃいます。

Powerpointの普段の活用方法

最後に、普段の活用方法についてです。

これに関しては、私の場合パワポなしではブログに差し込む画像が作れません。

なぜなら、ほぼすべての画像をパワポで加工してブログに張り付けているからです。

例えば今回のブログに挿入している画像もこのようにパワポで文字入れ加工しています。

作った画像に文字を入れて図として保存できるので、図を作るのが捗りますよ！

アイキャッチ画像なども簡単に作成できるので、ぜひ試してみてくださいね！

アイキャッチ画像のサイズがわからない！というひとは、この記事がおすすめです。

書き込みできる電子ノートならOneNote一択です

次にご紹介するのはおすすめ度2位のOneNoteです。

OneNoteはパソコンでメモを取ったりノートをとるのにぴったりな製品です。

しかも、WordやExcel,Powerpointとは異なり、Officeのサブスクリプションを契約しなくても誰でも無料で利用することができます！

これは嬉しいですね♪

詳しくは以下の記事を読めば理解が深まります😁

OneNoteのイチ押し機能【ファイルの印刷イメージ】

OneNoteのイチ押し機能といえば、やっぱり”ファイルの印刷イメージ”を挿入できる機能です。

この機能が特にありがたいのはほかのOffice製品も使いこなしている人ですね。

ほかのOffice製品で作成した文書等を一つのノートとして管理できるので、資料が迷子になることがないんです。

ファイルの印刷イメージでOneNoteに文書を挿入さえしてしまえば、ファイル名だけでなくファイルの中身のテキストまで検索ができちゃう優れものなのです。

たとえば私が先日作成したマインドマップをOneNoteに挿入してみます。

ファイルの中身を見ることができ、元ファイルをパワポで開いて編集することもできます。

OneNoteのおすすめテンプレート【レシート管理ノート】

OneNoteのおすすめテンプレートはたくさんあります！

大学の講義から、家族での交換日記やレシート管理、思い出ブックづくり。

ビジネスでも議事録の管理が簡単にできちゃいますよ。

中でもおすすめなのは、レシート管理ノートです。

レシートだけではなく、光熱費の明細や銀行の取引明細、カードの履歴など、なんでも管理できちゃいますよ！

ぴんきー

実はそういう明細って捨てられなくて全部引き出しにいれちゃうからたまっていくんだよね

そして、レシートみたいに古くなって磁気がとんで見えなくなった・・・なんてこともありません。

使い方のイメージがいまいち沸かない・・・という人はテンプレートを眺めるだけでも活用方法が思いつきますよ。

れみー

OneNoteで電子化すればいつでも見たいときに参照できて、場所も取らないね！

OneNoteの普段の活用方法

OneNoteの普段の活用方法は、やはり文書の管理です。

PowerpointやWord, Excelで作った資料をわかりやすく階層を作って管理するのに向いています。

もちろんPC内のエクスプローラー(フォルダー)に階層ごとで保存するのも良いですが、検索に時間がかかりますよね。

OneNoteならファイルの印刷イメージを利用すればPDFファイルの中身まで検索出来ちゃいます。

議事録として音声をメモしておくこともできますし、チェックした人がコメントを書くことも可能です。

使いこなしたい方はこの記事も参考になります！

Outlookはメーラーサービス

Outlookというと何を思い浮かべますか？

メールの送受信ができるメーラーですが、Outlookだけでは何もできず、メールを送るクライアントとして使用できます。
（gmailやほかのサービスで利用しているメールを送受信したりすることはできます）

プランによってはメールサーバー（Exchange online）と一緒に使えるプランもあるので、メールアカウントも作りたい！という人はExchange onlineが利用できるプランにしましょう。

Outlookのイチ押し機能

ずばりイチ押しは便利な署名機能です。

メールを書く際に、毎回定型文を書きませんか？

”いつもお世話になっております。〇〇です。”や、終わりに署名する時に署名機能なら一度にすべて呼び出すことができるので楽ちんです。

私の場合はこういう署名を登録しています。

これを利用すれば、署名だけでなくテンプレートも登録できるので時短間違いなしです。

Outlookの普段の活用方法

Outlookの普段の活用法としては、メールはもちろん、予定の管理やOneNoteとの連携をしています。

OutlookのカレンダーはTeamsの会議通知を出すことができるので、リモートワークの今は重宝する機能ですね。

会議メンバーに簡単に通知を出すことができ、社内で利用している場合はお互いの予定も共有できます。

また、OneNoteと連携すれば議事録を保存したり、メールをメモに残したり簡単にノートとして残せますよ！

Onedriveは大容量クラウドサービス【1TB】

Onedriveは名前の通り、ネット上にある保存領域です。

Microsoft365を契約すると1TBついてくる場合が多いですね。

1TBっていうと普通の人ならだいたい事足りる量です。

パソコンを買っても、だいたい256GBとか、512GBとかのストレージ（HDD, SSD）が多いですよね？1TBは256GBなら約4倍の量、512GBなら約2倍の量になります。

そう考えるととても多いですよね！

その容量の外付けハードディスクを買うのも良いですが、いつでもどこでも見られる点ではネットワーク上に保存してあるのは最強です。

パソコンと同期もできるので、パソコン内のデータをいろんな端末から自由に閲覧したりする使い方もおすすめです。

Skypeは無料通話が欲しい人必見

SkypeはLINEのようにアカウントさえあればチャットやビデオ通話、画面共有等ができるアプリケーションです。

Microsoft 365のプランの中にはSkypeの無料通話(固定電話や携帯電話等と通話ができる)がついているものがあります。

ただし、来年2021年の7月末にSkype for Businessのサービスは終了となっているので、法人でのskype利用をしている方はご注意ください。

携帯電話の通話にお金がかかってしまう人や固定電話がない人におすすめです。

ビデオ通話や画面共有はTeamsに取って代わられる感じもありますが、通話機能が欲しい人には入れる価値ありです。

使い方も直感的なので、誰でも簡単に使用できます。

Accessはデータベース管理ができるアプリケーション

Accessというソフトは聞いたことがありますか？

ちなみに筆者は残念ながらほとんど利用したことはありません。

Excelに似てはいるのですが、Excelの何倍の量ものデータを扱うことができる優れものです。

また、ほかのアプリケーションとのデータ連携ができるため便利です。

使い道としては、

など、活用方法は無限大です( ´艸｀)

ちなみに、こういう集計をしたい！とか、連携をしたい！
といったやりたいことがある場合は、”操作アシスト”という機能でキーワードから調べることもできます。

初心者はぜひ操作アシストでやりたい作業を検索してみてくださいね。

Publisherは印刷用のチラシを作るのに最適

Publisherは知らない！という人も少なくないと思いますが、簡易DTPソフトウェアです。

簡単に言えば、チラシやポスター、グリーティングカードなど、デザインを考えた文書を作成するのに特化しています。

もちろんWordでも同じようにチラシを作ることができますが、テキストや図の入れ方や配置の設定が面倒なことも・・・

レイアウトの編集が簡単にできるのがPublisherです。

テンプレートも豊富なので、デザインアイデアがわいてきそうです。

↓例えば、こんなテンプレートがあります↓

印刷に特化しているのもあり、色の表現の仕方が印刷に適しています。

印刷してみたら色が思っていたのと違った！というのが防げますよ。

Sharepointは組織で利用できる共有サイト

Sharepointは個人ではほとんど利用することのないアプリです。

組織の場合は、組織内で簡単なサイトを作ることができ、グループごとにファイルを管理したり、簡単なSNSのようにニュースを投稿してみたりすることができます。

サイトの見た目をカスタマイズすることもできるので、自社内の部活動や、チームごとのスケジュール管理やファイルの管理などに最適です。

ちなみに筆者も仕事で利用していますが、アンケートフォームを作成して簡単に集計できたりする機能もあるのでとても便利です。

Teamsはファイル同時編集とビデオ会議を活用すべし

最近少しずつ名前を聞くようになったのが、このTeamsです。

もともとMicrosoftはskypeを提供しており、前述でskypeについては少し説明しましたよね。

ですが、来年2021年の7月末でサービスを終了したため、後継サービスとしてこのTeamsが開発されました。

Microsoft 365のアプリとの活用が注目されています。

Teamsのファイル同時編集がとにかく便利

とくに、ファイルの自動編集の機能がイチ押しです！

TeamsでPowerpoint等のファイルを共有すると、チームメンバーはTeamsからファイルを開きファイルを同時編集できるため、とりまとめ等の作業を削減できます。

同じ資料を複数人で作るなんて、仕事ではよくある話ですよね。

私も良く複数人の資料をまとめたりしていました。
意外と面倒な作業ですが、その作業は不要になっちゃいます！

ビデオ会議の背景も変えられる

ビデオ会議ももちろん簡単に行うことができます。

Outlook上から簡単に会議通知を送信し、複数人でのビデオ会議や通話が可能です。

また、セキュリティ面についても強化されているので企業でもかなり普及してきています。

最近話題のZoomのように、ビデオ会議の背景を変えることもできます。

さいごに

今回はMicrosoft 365の様々なアプリケーションについてどんなことができるかをご紹介しました。

長くなってしまいましたが、このアプリケーションは使ってみたい！と思えるようになったものがあれば、ぜひ導入を検討してみてくださいね。

単体でももちろん購入することができるものもありますが、Microsoft 365ならほとんどのアプリが利用できるので、魅力的だなと少しでも思った方は導入を検討してみてくださいね♪

あなたにおすすめのMicrosoft 365プランはこちらの記事も参考にしてみてくださいね。

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かぴ

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管理人のかぴです。 パソコンを毎日利用する社会人になり、どうにかして効率化できないかともやもやすることも。 少しでも同じような人が減っていくようサイトを立ち上げました。 参考になれば幸いです。